Sí, los folios fiscales (timbres digitales) tienen vigencia y restricciones de uso establecidas por el SAT. Es fundamental entender estos límites para evitar problemas al facturar.
📅 Vigencia de los Folios
¿Qué son los Folios?
- Definición: Los folios son los números consecutivos que asignas a tus facturas
- También llamados: Timbres digitales, aunque técnicamente el timbre es el UUID del SAT
- Formato típico: A-001, A-002, FAC-0001, etc.
- Obligatorios: Toda factura debe tener un folio
Vigencia y Período Autorizado
- Período de uso: Los folios tienen un período autorizado por el SAT para su uso
- Rango numérico: Debes usar folios dentro del rango autorizado (ej: del 1 al 9999)
- Consecutividad obligatoria: Deben usarse en orden consecutivo sin saltar números
- No reutilizables: Una vez usado un folio, NUNCA puede volver a usarse
- Fechas de vigencia: Algunos rangos pueden tener fechas límite de uso
🔢 Series y Folios en Actiun
Configuración de Series
En Actiun configuras series de folios con:
- Nombre de la serie: Identificador (A, B, FAC, VENTA, etc.)
- Folio inicial: Número donde comienza (ej: 1, 100, 1000)
- Folio final: Número donde termina (ej: 999, 9999, 99999)
- Folio actual: El sistema lleva control automático del siguiente folio a usar
- Tipo de documento: Factura, Nota de crédito, etc.
Asignación Automática
- Actiun asigna automáticamente el siguiente folio disponible
- Mantiene la consecutividad requerida por el SAT
- No puedes saltar folios
- No puedes usar el mismo folio dos veces
⚠️ Restricciones Importantes
❌ NO puedes:
- Reutilizar un folio ya usado (aunque canceles la factura)
- Saltar folios en la secuencia
- Usar folios fuera del rango autorizado
- Cambiar el folio una vez timbrada la factura
- Usar la misma serie para diferentes empresas (cada empresa necesita sus propias series)
🔄 Gestión de Folios
Ver Folios Disponibles
- Ve a Ajustes → Series y folios
- Verás todas tus series configuradas
- Para cada serie se muestra:
- 📋 Nombre de la serie
- 🔢 Rango (del X al Y)
- 📊 Folio actual (siguiente a usar)
- ✅ Folios disponibles restantes
- ⚠️ Alerta si quedan pocos folios
Cuando se Agotan los Folios
Si llegas al folio final de tu rango:
- ❌ No podrás timbrar más facturas con esa serie
- ✅ Debes solicitar un nuevo rango al SAT
- ✅ O crear una nueva serie con otro rango
- ✅ Configura la nueva serie en Actiun
- ✅ Continúa facturando con la nueva serie
💡 Mejores Prácticas
- Monitorea tus folios: Revisa regularmente cuántos folios te quedan disponibles
- Planea con anticipación: Solicita nuevos rangos al SAT antes de agotar los actuales
- Múltiples series: Considera tener varias series para diferentes propósitos (sucursales, tipos de venta, etc.)
- Consecutividad: Nunca intentes manipular la secuencia - el SAT lo detecta
- Documentación: Guarda registro de tus rangos de folios autorizados
- Alertas: Configura alertas cuando queden pocos folios disponibles
📊 Folios vs UUID (Timbre Digital)
Diferencia importante:
| Concepto | Quién lo asigna | Características |
|---|---|---|
| Folio | Tú lo asignas | Consecutivo, del rango autorizado |
| UUID (Timbre) | El SAT lo asigna | Único universal, al timbrar |
📚 Guías relacionadas:
- ¿Cómo configurar series? - Configuración de folios
- ¿Cómo crear factura? - Uso de folios
📧 ¿Necesitas ayuda? Contáctanos en soporte@actiun.com