Es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; los montos de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.

En toda empresa (pública o privada) se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no anticipados en el presupuesto habitual. Es para afrontar situaciones cotidianas urgentes que, precisamente por su carácter de inmediatez, no pueden seguir el proceso típico de autorización de gastos. Además, se trata de operaciones de poca cantidad que deben resolverse rápidamente para lograr eficiencia en la gestión y evitar perjuicios mayores. En general los fondos disponibles en Caja Chica son pocos. Cada institución determinará su monto máximo.

La persona que se encargue de la administración de una caja chica debe de pedir un recibo, correspondiente a la cantidad que sea utilizada para cualquier gasto por mínimo que este sea, para en su momento hacer la reposición de la cantidad de efectivo de la caja chica a su cargo.

Ejemplos en donde se puede utilizar la caja chica:

• Compra de materiales de oficina urgentes.
• Copias de documentos
• Gastos de suministros diarios como café, agua, etc.
• Artículos de limpieza