La visibilidad de tu lista de contactos (clientes y proveedores) depende completamente de los permisos que hayas configurado para cada usuario en tu empresa. Actiun te da control total sobre quién puede ver, editar o gestionar tus contactos.
👥 Sistema de Permisos en Actiun
Control Granular de Acceso
- Por usuario: Cada usuario tiene permisos individuales configurables
- Por conjunto: Puedes crear conjuntos de permisos reutilizables
- Por empresa: Si tienes múltiples empresas, los permisos son independientes
- Personalizable: Define exactamente qué puede hacer cada persona
🚀 Cómo Gestionar Permisos de Usuarios
Paso 1: Accede a Usuarios y Permisos
- Haz clic en tu nombre de usuario en la esquina superior derecha
- Del menú desplegable, selecciona "Ajustes"
- En el menú lateral izquierdo, busca "Empresa"
- Haz clic en "Usuarios y permisos"
Paso 2: Revisa los usuarios actuales
- Verás una lista de todos los usuarios de tu empresa
- Cada usuario muestra su nombre, correo y conjunto de permisos asignado
- Identifica el usuario cuyos permisos deseas revisar o modificar
Paso 3: Revisa o edita los permisos
- Haz clic en el nombre del conjunto de permisos del usuario
- Se abrirá el detalle de todos los permisos incluidos
- Busca la sección de "Contactos" o "Clientes y Proveedores"
- Verás los permisos específicos relacionados con contactos
📋 Permisos Específicos para Contactos
Ver Contactos
- Ver todos los contactos: Puede ver la lista completa de clientes y proveedores
- Ver solo asignados: Solo ve contactos que le fueron asignados específicamente
- Sin acceso: No puede ver ningún contacto
Crear Contactos
- Puede crear: Puede agregar nuevos contactos al sistema
- No puede crear: No tiene permiso para agregar contactos
Editar Contactos
- Editar todos: Puede modificar cualquier contacto
- Editar solo propios: Solo puede editar contactos que él creó o le fueron asignados
- No puede editar: Vista de solo lectura
Eliminar/Deshabilitar Contactos
- Puede eliminar: Puede borrar o deshabilitar contactos
- No puede eliminar: No tiene permiso para eliminar
👨💼 Conjuntos de Permisos Predefinidos
Administrador
- ✅ Ver todos los contactos
- ✅ Crear contactos
- ✅ Editar todos los contactos
- ✅ Eliminar contactos
- ✅ Exportar listas
- ✅ Acceso completo
Ventas / Comercial
- ✅ Ver todos los clientes
- ✅ Crear nuevos clientes
- ✅ Editar clientes
- ⚠️ No puede eliminar
- ⚠️ Puede ver proveedores (solo lectura)
Atención a Clientes
- ✅ Ver todos los contactos
- ✅ Editar información de contacto
- ⚠️ No puede crear contactos nuevos
- ❌ No puede eliminar
Solo Lectura
- ✅ Ver contactos
- ❌ No puede crear
- ❌ No puede editar
- ❌ No puede eliminar
🔧 Crear Conjunto de Permisos Personalizado
Paso 1: Accede a Conjuntos de Permisos
- En Usuarios y permisos, haz clic en la pestaña "Conjuntos de permisos"
- Haz clic en "Nuevo conjunto" o "Crear conjunto"
Paso 2: Define el nombre y permisos
- Asigna un nombre descriptivo al conjunto
- Selecciona módulo por módulo los permisos que incluirá
- Para contactos, marca las opciones deseadas
- Puedes combinar permisos de diferentes módulos
Paso 3: Guarda y asigna
- Guarda el nuevo conjunto de permisos
- Asígnalo a los usuarios que lo necesiten
- Puedes modificarlo en cualquier momento
💡 Tips de Seguridad y Privacidad
- Principio de mínimo privilegio: Otorga solo los permisos necesarios para cada rol
- Revisa regularmente: Audita los permisos periódicamente
- Usuarios de confianza: Solo otorga permisos de administrador a personas de máxima confianza
- Información sensible: Los contactos contienen datos fiscales y personales - protégelos adecuadamente
- Rastrea cambios: El sistema registra quién hace qué con los contactos
- Desactiva usuarios: Si alguien deja la empresa, desactiva su acceso inmediatamente
🎯 Escenarios Comunes
Equipo de ventas que solo debe ver clientes
- Crea conjunto de permisos "Ventas Básico"
- Permite ver y editar solo clientes
- Restringe acceso a proveedores
- No permite eliminar contactos
Contador externo con acceso limitado
- Crea conjunto "Contador - Solo Lectura"
- Permite ver todos los contactos
- Permite ver facturas y reportes
- No permite editar ni eliminar nada
Asistente que gestiona contactos
- Crea conjunto "Asistente - Contactos"
- Permite ver, crear y editar contactos
- No permite eliminar
- No puede ver información financiera sensible
📚 Guías relacionadas:
- ¿Cómo agregar usuarios? - Gestión de usuarios
- ¿Cómo agregar contacto? - Crear contactos
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